1. Inventário das planilhas
Liste todas as planilhas usadas no processo e, para cada uma, anote:
- Quem preenche, quem consulta e com que frequência
- Quais colunas são digitadas e quais são calculadas
- Quais fórmulas e regras existem, inclusive as “gambiarras”
- Quais relatórios saem dela
2. Redesenhe o fluxo
Planilhas permitem tudo: qualquer pessoa edita qualquer célula. Um sistema define quem faz o quê e em que ordem. Aproveite para eliminar etapas que só existiam por limitação da planilha, como conferências manuais e cópias entre arquivos.
3. Limpe os dados
Dados de planilha costumam ter duplicidades, formatos diferentes de data e nome, campos vazios e informações misturadas na mesma coluna. Limpar antes de migrar evita levar o problema para o sistema novo.
4. Defina permissões
Decida quem pode ver, criar, editar e excluir cada informação. Isso protege dados sensíveis e reduz erros. Também ajuda a cumprir a LGPD quando há dados pessoais de clientes.
5. Migre e rode em paralelo por pouco tempo
Importe os dados, confira com a equipe e defina uma data para a planilha virar somente leitura. Rodar os dois por muito tempo cria duas fontes de verdade de novo.
6. Treine e ajuste
As primeiras semanas revelam detalhes que ninguém lembrou no levantamento. Planeje ajustes rápidos nesse período e ouça quem usa o sistema todos os dias.
Sistema interno ou produto?
Se a planilha resolve um problema que outras empresas também têm, talvez ela possa virar um produto: veja como transformar uma planilha em um SaaS. Se o objetivo é organizar a sua operação, o caminho é um sistema sob medida. Entenda os sinais em quando sua empresa precisa de um sistema personalizado.
Migrar planilhas para um sistema único faz parte do nosso desenvolvimento de software sob medida.